Saapuminen

Shaking up Tech järjestetään Aalto-yliopiston kampuksella, Espoon Otaniemessä. Saapuessasi, ilmoittauduthan ensin Kandidaattikeskuksessa osoitteessa [Otakaari 1, Espoo]. Ilmoittautuessasi saat tapahtumapassin ja muuta tärkeää informaatiota päivästä. 

Linja-autolla: 

Lähes kaikki Helsinkiin tulevista linja-autoista saapuvat Kamppiin. Seuraa Kampin opasteita metroasemalle. Osta AB-vyöhykkeen lippu ennen metrolaiturille siirtymistä. Ota metro länteen (Tapiola / Kivenlahti) ja poistu pysäkillä Aalto-yliopisto. 

Junalla: 

Saavu junalla Helsingin päärautatieasemalle. Seuraa Rautatieaseman opasteita metrolaiturille. Osta AB-vyöhykkeen lippu ennen metrolaiturille siirtymistä. Ota metro länteen (Tapiola / Kivenlahti) ja poistu pysäkillä Aalto-yliopisto. 

Lentäen: 

Helsinki-Vantaan lentokentältä pääset Helsingin rautatieasemalle I- tai P-junalla, matka kestää noin 30 minuuttia. Katso ohjeet junalla saapuville nähdäksesi, kuinka rautatieasemalta pääsee yliopistolle. Pääset koko matkan yhdellä ABC-vyöhykkeen matkalipulla. 

Omalla autolla: 
 

Tiedot pysäköinnistä Aalto-yliopiston kampuksella löydät sivulta: Autoilu ja pysäköinti Otaniemessä. 

Otathan huomioon, että emme maksa matkakorvauksia omalla autolla kuljetuista matkoista niiltä matkan osuuksilta, jotka on mahdollista kulkea julkisilla liikennevälineillä. 
 

Kampuksella: 

Kun saavut yliopiston metroasemalle Helsingin keskustan suunnasta ja tulet ulos metrosta, nouse rullaportaat ylös suuntaan Otaniementie. Käytä R-kioskin ja Espresso Housen välistä uloskäyntiä. Kandidaattikeskus on edessä oleva punainen rakennus. Kävele suoraan ja käytä 1F pääsisäänkäyntiä.  

Suosittelemme kaikkia osallistujia lataamaan etukäteen puhelimeensa HSL-sovelluksen. Voit ostaa kaikki tarvittavat julkisen liikenteen matkaliput sovelluksesta. Sovelluksen lisäksi HSL-reittioppaasta voit etsiä julkisen liikenteen reitit, löydät kampukselle kirjoittamalla määränpääksi "Aalto-yliopisto" tai "Otakaari 1, Espoo." 

Lisää tietoa julkisesta liikenteestä sekä lippujen hinnat löydät Helsingin Seudun Liikenteen verkkosivuilta. 
 

Lähteminen

Jos sinulla on tapahtumapäivänä bussi, juna tai lento lähtemässä niin, että sinun on poistuttava tapahtumasta ennen klo 18.30, muistathan lähteä ajoissa. 

Metromatka rautatieasemalle tai Kamppiin kestää noin 15 minuuttia. Junamatka rautatieasemalta lentokentälle kestää noin 30 minuuttia. Varmista, että olet lentokentällä lentoyhtiön suosittelemaan aikaan ennen lentosi lähtöä. 

Jos saavut tapahtumapaikalle kauempaa, Shaking up Tech järjestää sinulle majoituksen tapahtumapaikalla. Olet oikeutettu ilmaiseen majoitukseen tapahtumaa edeltävänä ja/tai seuraavana yönä, jos: 

• Sinun olisi lähdettävä matkaan kotoasi ennen kello 06.00 tapahtumapäivänä, jotta ehtisit tapahtumapaikalla viimeistään 20 minuuttia ennen tapahtuman alkua.
• Et ehdi tapahtumapäivän iltana kotiin ennen kello 00.00, jos lähtisit tapahtumapaikalta kello 18:30. 

Majoittuminen tapahtuu osallistujien jakamissa 2–3 hengen huoneissa Espoossa Radisson Blu Hotellissa (Otaranta 2). Majoittujat tarvitsevat mukaansa vaatteiden lisäksi vain henkilökohtaiset hygieniavälineet.

Huomaathan, että osallistujan ei tarvitse tehdä majoitusvarausta itse vaan Shaking up Tech varaa osallistujien majoitukset osallistumispaikan vastaanottolomakkeella annettujen tietojen mukaisesti.

Tapahtuman aikana kaikki ruokailut ovat osallistujille maksuttomia. Ilmoitathan erityisruokavalion ilmoittautumislomakkeella. 

Osana Aalto-yliopiston kestävän kehityksen periaatteita, Shaking up Techissä tarjoillaan aina joko kasvispohjaista tai täysin vegaanista ruokaa.  

Aamupala 08.30 - 09.45 

Voit ilmoittautua aamiaiselle vahvistaessasi tapahtumaosallistumisen. Hotellimajoittujien ei tarvitse ilmoittautua aamupalalle, sillä aamiainen kuuluu heillä majoitukseen. 

Lounas 11.15 – 12.30 

Lounas tarjoillaan aamun puheosuuden jälkeen. 

Päivällinen noin 17.00 - 18.00 

Päivällinen tarjoillaan messujen yhteydessä. 

Hotellimajoittujille on varattu iltapala sekä aamiainen majoituksessa. 

Matkalippujen varaaminen ja ostaminen on osallistujan vastuulla. Korvaamme matkakulut aikataulullisesti sopivimmalla ja edullisimmalla julkisen liikenteen yhteydellä. Jos olet epävarma korvattavien matkakustannusten suuruudesta, olethan meihin yhteydessä sähköpostitse.  

Huomaathan, että korvaamme ainoastaan matkat suoraan kotoa Aallon kampukselle ja matkat suoraan Aallon kampukselta kotiin. 

Korvaamme oman auton käytön valtion virallisen kilometrikorvauksen mukaisesti vain niiltä osin matkaa, joita ei ole mahdollista tehdä julkisilla liikennevälineillä. 

Matkakorvauslomake:

• Matkakorvaukset lipuista haetaan tapahtuman jälkeen 6.2. mennessä matkakorvauslomakkeella, jonka toimitamme sähköpostitse niille osallistujille, jotka ovat ilmoittaneet hakevansa matkakorvauksia. Käsittelemme matkakorvauslomakkeet 6.3. mennessä. 
• Sinun on toimitettava kaikki matkastasi syntyneet maksutositteet liitteenä hakulomakkeella tapahtuman jälkeen. Maksutositteeksi käy vain palveluntarjoajan toimittama kuitti, ei esimerkiksi kuvakaappaus omasta verkkopankista.
• Omalla autolla suoritetusta matkasta tositteena käy ajoneuvon kuljettajan allekirjoittama todistus, jossa on ilmoitettu kuljettu matka, nimenselvennys ja allekirjoitus.
• Matkakorvauslomake on henkilökohtainen ja voit hakea lomakkeella korvauksia vain omista kuluistasi. Yhdellä lomakkeella haetaan korvaus yhden henkilön toteutuneista matkoista, ja kulukorvauksen hakijan on oltava matkalipun käyttäjä. Et voi hakea matkakulukorvauksia muiden puolesta. Huoltaja ei voi täyttää lomaketta, eikä korvausta voida maksaa huoltajan tilille. 
   

Mahdolliset poikkeustilanteet: 

• Jos matka-aika edullisimmalla yhteydellä on yli kuusi tuntia, korvaamme myös kohtuulliset matkakustannukset nopeammalla yhteydellä.
• Jos joudut halvimmalla yhteydellä lähtemään kotoasi tapahtumaan ennen kello 06.00 aamulla tai olet kotona tapahtuman jälkeen kello 00.00 jälkeen yöllä, olet oikeutettu majoittumaan ilmaiseksi tapahtumapaikkakunnalla.
• Jos joudut perumaan osallistumisen tapahtumaan sairastumisen vuoksi, korvaamme sinulle syntyneet matkakulut lääkärintodistusta vastaan. Muissa peruutustapauksissa emme korvaa syntyneitä matkakuluja.
• Jos joku muu kuin osallistuja ostaa matkaliput, on osallistujan silti haettava kulukorvaus. Kulukorvaus maksetaan osallistujan tilille, jonka jälkeen osallistuja voi tilittää summan lipun ostajalle. 

Jos ostat lipun toiselle henkilölle, toimi näin: 

1. Osta lippu ja lähetä lippu sekä kaikki ostokseen liittyvät kuitit lipun käyttäjälle.
2. Tapahtuman jälkeen lipun käyttänyt henkilö täyttää omista matkoistaan kulukorvauslomakkeen.
3. Kulukorvaus maksetaan liput käyttäneen henkilön tilille, jonka jälkeen hän voi tilittää lippujen hinnan sinulle. 

Kysyttävää Aalto-yliopiston tapahtuman sisällöstä tai ohjeistuksista?

Ota yhteys:

Niki, tuottaja  
nicoletta.michieletto@aalto.fi

Anni, tapahtumakoordinaattori 
anni.kekki@aalto.fi