Mitä sinun tulee tietää ennen tapahtumaa
Tapahtumapäivä alkaa ilmoittautumisella kunkin yliopiston kampusalueella. Ilmoittautumispisteeltä saat ohjeet päivää varten. llmoittautuminen aukeaa klo 7.00. Ilmoittautumisen jälkeen on tarjolla aamupalaa klo 9.30 saakka. Tilaisuus alkaa tasan klo 10.00, joten saavuthan paikalle viimeistään 9.50.
Matkustuskäytännöt
Tapahtuman hakijoille haetaan veroton apuraha, jolla korvataan mahdolliset matkakulut (vero.fi/apurahat).
Matkalippujen varaaminen/ostaminen on sinun vastuullasi, korvaaminen tapahtuu matkakorvauslomakkeella tapahtuman jälkeen.Sinun tulee varata matkasi mahdollisimman pian sen jälkeen, kun saat tiedon valituksi tulosta ja ilmoittaa ne vahvistuslomakkeella.
Lähtökohtaisesti kustannamme matkalippuja ja ostokuitteja vastaan matkan kotipaikkakunnalta tapahtumapaikkakunnalle edullisimmalla julkisella kulkuneuvolla. Mikäli matka-aika edullisimmalla yhteydellä olisi kuitenkin yli 6 tuntia, kustannamme matkan halutessasi myös nopeimmalla julkisella yhteydellä. Korvaamme oman auton käytön (valtion virallinen kilometrikorvaus) vain siinä tapauksessa ja siltä osin matkaa, jota ei ole mahdollista tehdä julkisilla.
Korvaamme matkakulusi tapahtumaan tapahtumapäivänä ja tilanteen mukaan edellisenä ja/tai seuraavana päivänä. Kaikki korvausanomukset käsitellään mahdollisimman pian ja korvaukset pyritään maksamaan huhtikuun loppuun mennessä (säilytäthän liput ja kuitit siihen asti, kun olet saanut korvauksen).
Matkakorvauslomake on henkilökohtainen ja voit hakea lomakkeella korvauksia vain omista kuluistasi. Kuitit tai matkaliput tulee skannata/kuvata (myös ruutukaappaus käy) ja liittää lomakkeeseen. Yhdellä lomakkeella haetaan korvaus kaikista toteutuneista matkoista. Huomioithan, että emme korvaa matkojasi pääkaupunkiseudulla muutoin kuin kerran tapahtumapaikalle Espoon Otaniemeen ja sieltä pois. Muu omaehtoinen liikkuminen julkisilla tulee kustantaa itse. Olethan tarkka, että liitteet ovat selkeät ja lomake on täytetty huolellisesti.
Sairastapauksissa korvaamme matkat vain lääkärintodistusta vastaan (kerro asiasta lisätiedot kohdassa ja lisää liitteisiin lääkärintodistus).
Majoittuminen
Shaking up Tech on yhden päivän tapahtuma, mutta koska haluamme tarjota mahdollisuuden osallistua myös kauempaa saapuville, järjestämme sinulle tarvittaessa majoituksen tapahtumakaupungissa:
- tapahtumaa edeltäväksi yöksi, mikäli sinun ei ole mahdollista matkustaa julkisilla niin, että lähtemällä samana päivänä et ehtisi valitsemallesi kampukselle ennen klo 9.45.
- tapahtuman jälkeiseksi yöksi, mikäli sinun ei ole mahdollista matkustaa kotiin niin, että lähtemällä kampukselta klo 19.00 et olisi saman vuorokauden aikana kotona.
Tarkemmat tiedot majoituksesta lähetetään erikseen niille osallistujille, jotka kertovat ilmoittautumisen yhteydessä tarpeen majoitukselle.
Ruokailut
Tapahtuman aikana kaikki ruokailut ovat osallistujille maksuttomia. Ilmoitathan erityisruokavalion ilmoittautumislomakkeella.
Aamupala aikaisin saapuville (7.00 – 9.30)
Saat ohjeet aamiaispaikasta ilmoittauduttuasi tapahtumapaikalla. Muistathan ilmoittaa matkustustietojen yhteydessä tarvitsetko aamiaisen. Majoittuvat syövät aamiaisen majoituspaikassa.
Lounas (n. 11.30 – 12.45)
mahdollisuus tavata puhujia
Olemme huomioineet hygienian tapahtumassa, joten huolehdithan omalta osaltasi hyvästä käsihygieniasta.
Päivällinen messujen yhteydessä (n. 17.00 – 18.30)
Majoittujille on tarjolla lisäksi ilta/aamupalat tapahtumaa edeltävänä iltana, tapahtumapäivän iltana ja tapahtuman jälkeisenä aamuna.
Tapahtumasovellus
Tämän vuoden Shaking up Tech ‐tapahtumassa käytämme Eventos-tapahtumanhallintapalvelua ja -tapahtumasovellusta, joten lataathan sovelluksen saamiesi ohjeiden mukaisesti. Sovelluksesta löytyy kaikki informaatio, jota päivän aikana tarvitset.
Ilmoittautumisen yhteydessä jaamme kaikille osallistujille nimilapun. Pidäthän nimilappua esillä koko päivän tunnistamisen helpottamiseksi.
Alla lisätietoja saapumisesta ja majoituksesta tapahtumapaikkakohtaisesti.
